Organizzare una fiera B2B tre momenti, molte cose da fare

Organizzare una fiera B2B significa creare un’occasione di contatto diretto fra l’azienda e gli interlocutori del tuo mercato. Oggi le aziende hanno molti modi per far conoscere le proprie novità e per rimanere in contatto con i propri clienti e potenziali clienti: la comunicazione digitale, l’organizzazione di open house o altri eventi mirati a gruppi specifici di clienti e così via. Sta a te capire se la fiera può essere uno strumento ancora valido per il tuo mercato.

Risorsa gratuita disponibile a fine articolo: Budget e consuntivo fiere

Vai alla video pillola: i concetti base in un minuto o poco più

Detto questo, cominciamo vedere i tre momenti principali di  un evento fieristico:

• l’organizzazione pre-fiera
• lo svolgimento della fiera
• il post fiera

Le fiere B2B sono un momento di contatto diretto con gli interlocutori del tuo mercato. Condividi il Tweet

Dedicheremo un articolo di approfondimento per ciascuno di questi tre momenti. Per il ora qui di seguito ti riassumo le principali attività:

Esempio attività organizzative del pre-fiera:

• individuare l’evento fieristico più idoneo cui partecipare in relazione al piano di business aziendale,
• individuare il tipo di presenza prevista e di conseguenza la dimensione dello stand,
• avviare e mantenere i contatti con l’organizzazione per effettuare la registrazione all’evento, valutare la posizione assegnata e l’acquisto dei servizi,
• selezionare un fornitore di stand fieristici con il quale sviluppare il progetto dello stand,
• organizzare la partecipazione del personale per il presidio dello stand, collaborare con la forza vendite, fornire i biglietti espositori per l’ingresso, i badge identificativi, indicare il dress code per coloro che sono in ‘servizio’ presso lo stand. Se l’ente fiera lo prevede, a chi parteciperà alla fase di installazione e preparazione dei prodotti, dovrai procurare il ‘pass allestitori’ e il ‘pass automezzi’,
• organizzare i prodotti da esporre, le grafiche, le targhette esplicative, eventuali monitor e quant’altro,
• pianificare la documentazione / omaggi che saranno necessari presso lo stand,
• organizzare presso lo stand eventuali catering/eventi/conferenze stampa/presentazioni programmate con i clienti,
• organizzare pernottamenti e trasporti (in genere non spetta a te ma dovrai informare con largo anticipo chi si occupa delle prenotazioni alberghiere. Le strutture vicino agli enti fieristici sono spesso prenotate di anno in anno),
• pianificare le attività di comunicazione della tua presenza in fiera: inviti con email-marketingEmail marketing... è un elemento centrale della strategia di inbound marketing. Comprende ogni attività che venga svolta utilizzando come strumento una email. Non è possibile... Leggi, articoli su riviste di settore, strilli (ovvero l’indicazione che siete in fiera da aggiungere alle eventuali pagine pubblicitarie che avete in uscita prima della fiera stessa) ecc.,
• seguire l’allestimento ed essere presenti allo stand l’ultimo giorno per verificare che tutto sia a posto (non lo è mai) e intervenire dove serve.

Esempio attività durante lo svolgimento della fiera:

• presidiare lo stand almeno il primo giorno di apertura della fiera per verificare che tutto sia a posto, organizzare la raccolta dei dati dei visitatori con i rapporti visita o altri strumenti,
• presenziare a tutti gli eventi che hai eventualmente organizzato,
• verificare che tutto il personale in servizio allo stand sia formato e pronto ad accogliere i visitatori,
• accogliere i giornalisti e verificare le caselle stampa dell’ente fiera,
• gestire la fatturazione della fiera e gli eventuali ‘buoni di uscita’,
• promuovere la presenza nei social in tempo reale.

Esempio attività per il post fiera:

• gestire i contatti raccolti durante la fiera, trasferirli nel CRM o altro supporto digitale utile per la creazione di un database dei contatti fiera,
• gestire le attività di comunicazione post fiera e l’avvio, entro pochi giorni dalla fine dell’evento, della campagna Email marketing di ringraziamento per la visita allo stand. Ogni messaggio dovrà essere personalizzato come minimo con il nome, cognome, titolo della persona. Come promemoria è molto utile inserire anche gli argomenti discussi in fiera.
• gestire lo smontaggio dello stand e il ritorno in sede dei prodotti esposti.

Ancor prima di organizzare una fiera B2B bisogna decidere dove andare

Se la tua azienda non ha già una storia di presenza alle fiere o di appuntamenti a cui non può mancare, oppure se vuole valutare nuovi eventi, dovrai selezionare le fiere idonee per il tuo mercato di riferimento. Il punto di partenza è avere chiaro gli obiettivi commerciali e di sviluppo del mercato e su quale settore industriale si vuole puntare. Si dovrà sviluppare il mercato italiano e/o quello estero? E in questo ultimo caso quali sono i paesi su cui si vuole puntare? Detto questo ci sono due domande che ti devi porre prima di tutto:

1. C’è una fiera indicata per il mio specifico prodotto visitata da tutti coloro che cercano quel prodotto?
2. Se non c’è, quali sono le fiere del/dei mercati di riferimento della mia azienda?

Ritorniamo con l’esempio del martello Easy FindEasy Find, il martello con GPS... è ovviamente una nostra invenzione che ci aiuta nel proporre esempi pratici di prodotto B2B. Il martello con GPS... Leggi dotato di GPS. Le possibilità per questo prodotto sono due:

• la fiera nazionale o internazionale dei martelli: dove espongono tutte le aziende che producono martelli ed è visitata dalle aziende B2B che devono usare i martelli. Ma c’è veramente una fiera dedicata ai martelli? Probabilmente no. Dovrai quindi cercare tipologie di fiere di settori affini che utilizzano il tuo prodotto. 
• La fiera nazionale o internazionale dell’edilizia: dato che questo è un settore di riferimento per il martello Easy FindEasy Find, il martello con GPS... è ovviamente una nostra invenzione che ci aiuta nel proporre esempi pratici di prodotto B2B. Il martello con GPS... Leggi con GPS, è la fiera a cui dovrai guardare. Sarà una fiera in cui espongono tutti coloro che hanno prodotti o servizi per l’edilizia e sarà visitata da aziende B2B che sono attive nell’edilizia. Per valutare se una fiera può essere interessante per la tua azienda, oltre alla descrizione della fiera puoi controllare i settori merceologici e le aziende che hanno esposto nell’edizione precedente, valutando anche la presenza o meno della concorrenza.

Realizzare il piano fiere

Il piano fiere ti aiuta a identificare quali sono gli eventi a cui potresti partecipare per poi condividerlo con la direzione generale e commerciale. Ci sono diversi siti che pubblicano gli eventi. Eventeye è uno di questi, raccoglie le informazioni di tutti gli eventi fieristici nel mondo con le date di svolgimento. Puoi cercare per data, tipologia di evento, luogo, ma purtroppo, non si possono incrociare queste informazioni e quindi dovrai lavorare con un foglio elettronico per estrapolare i dati che ti servono. Altre fonti d’informazione sono la forza vendite e i Product manager. Individuati gli eventi ai quali la tua azienda potrebbe partecipare, sei pronto per redigere il piano fiere.

Quando e perché fare il piano fiere

Il piano fiere va fatto con molto anticipo, almeno dagli 8 ai 12 mesi prima dell’evento, ma molto dipende dalla dimensione della fiera, la nazione in cui si trova, come è organizzato l’ente fiera che la gestisce e quando iniziano le iscrizioni. Alcune aziende che partecipano stabilmente ad alcuni eventi fieristici prenotano di anno in anno la loro presenza. Appena hai capito a quale fiera/fiere partecipare controlla subito il sito dell’ente organizzatore per avere i dettagli sulla registrazione e i costi.

Il perché della necessità di fare il piano fiere è presto detto, ti sarà utile per redigere un budget e identificare l’investimento necessario. Che si tratti di uno o più eventi, avere un’idea dei costi è molto importante per capire quali risorse hai a disposizione. Una volta pronto, il piano – a seconda dell’organizzazione della tua azienda – deve essere condiviso con tutti gli enti coinvolti per le eventuali approvazioni.

Piano fiere condiviso e pubblicizzato

Condividere e approvare il piano fiere ti dà la serenità di lavorare su informazioni sulle quali tutti si trovano d’accordo, potendo così velocizzare il tuo lavoro. Una partecipazione non condivisa è fonte di problemi poiché a ogni passo ci sarà chi interviene per modificare questo o quello, o perché non è d’accordo su quanto si sta facendo o, peggio ancora, con richieste di cancellazioni quando ormai ci si è già iscritti.

Altrettanto importante è pubblicizzare il piano fiere all’interno della tua azienda. Il luogo ideale è l’Intranet aziendale in cui puoi pubblicare il nome dell’evento, la tipologia, la data e il luogo in cui si svolgerà. Nella fase di post fiera potrai pubblicare le foto dello stand e informare, in questo modo, sulle attività aziendali anche chi non è direttamente coinvolto nella gestione dell’evento.

Lavorare con un piano fiere condiviso e con un budget approvato ti consente di velocizzare la gestione organizzativa delle fiere. Condividi il Tweet

Come si fa un piano fiere

Sei nella fase iniziale quindi non ti servono molte informazioni. Indica il nome dell’evento e la tipologia. Un’informazione importante per stabile un budget di massima è la dimensione dello stand.

Lo stand dipende dalla storia della tua azienda, dagli obiettivi di business, dalle dimensioni dei tuoi prodotti, dalle risorse a disposizione, dall’importanza e dimensioni della fiera.

Se non hai una storia pregressa a cui riferirti per costruire il tuo budget e non riesci a recuperare informazioni utili, puoi costruire due budget, con due tipi di metrature, una più ridotta e una più importante.

Come individuare i costi

• Ente fiera: collegati al sito della fiera, oppure contatta l’ente organizzatore, per verificare i costi di iscrizione, dell’area nuda a metro quadro, della percentuale di maggiorazione per numero di lati liberi dello stand e i costi dei servizi.
• Servizi fiera: di certo avrai bisogno di muletti per la movimentazione degli imballi e dei materiali all’interno della fiera e di stoccare gli imballi presso la fiera. Altri servizi sono ad esempio l’aria compressa, i fori di ancoraggio per grossi macchinari, l’acqua e gas se crei una cucina nello stand, pass parcheggi, pulizia dello stand, assicurazione e così via. Se non hai informazioni prova a stimare in questa fase iniziale i costi in circa 1500 euro, per poi affinare la stima una volta che sono state decise le fiere a cui partecipare.
• Allestimento stand: per la realizzazione dello stand se non puoi fare riferimento a eventi pregressi, contatta un paio di aziende di allestimenti fieristici e chiedi loro un preventivo come se fosse già decisa la partecipazione alla fiera. Ti chiederanno il budget a disposizione, rispondi tranquillamente che non hai ancora un budget. Di solito sottopongono un paio di proposte.
• Costi trasporto: più difficile valutare i costi di trasporto se ancora non sai quale sarà il volume e il peso degli imballi. Potresti confrontarti con l’ufficio spedizioni per avere qualche suggerimento.
• Staff esterno per lo stand: se prevedi il catering o la presenza di hostess.
• Staff interno per lo stand: devi prevedere i costi di trasferte e pernottamento per i commerciali (forza vendite interna/distributori o agenti di zona) che presidieranno lo stand durante la fiera. (per maggiori dettagli puoi vedere l’articolo Gestire i contatti durante la fiera).

• Grafiche, multimedia: prevedi l’installazione di monitor? La realizzazione di video? L’utilizzo di tablet al posto delle targhette descrittive cartacee? Pensi di realizzare un’immagine retroilluminata nello stand? Il tuo fornitore di allestimenti può darti una mano a definire questi costi.
• Costi di promozione: ti elenco alcune possibili attività da cui puoi trarre spunto:
  • acquisterai degli spazi pubblicitari/redazionali sulle riviste di settore?
  • farai delle DEM (Direct Email Marketing), o altre attività di Email marketing?
  • avrai dell’omaggistica personalizzata per la fiera?
  • prevedi dell’omaggistica dedicata ai giornalisti che inviterai allo stand per la conferenza stampa o per particolari clienti che verranno invitati?
  • farai del co-marketing con altri espositori presenti in fiera?
  • organizzerai qualche evento presso lo stand o affitterai una sala conferenze presso l’ente fieristico?
  • utilizzi borse personalizzate da distribuire allo stand?
  • aderirai alle iniziative promozionali della fiera come ad esempio personalizzare i porta badge con il tuo logo?
  • prevedi lo sviluppo di modelli dimostrativi?

Abbiamo fatto una panoramica abbastanza esaustiva di tutto ciò che comporta decidere e organizzare una fiera nella sua prima fase. Negli articoli successivi ci occuperemo delle attività di cui tenere conto durante lo svolgimento dell’evento fieristico e di quelle nella fase post fiera.