Come organizzare eventi online di successo

Gli eventi online nel contesto B2B hanno ridefinito il panorama delle interazioni aziendali, offrendo una piattaforma versatile e coinvolgente per connettere professionisti, esperti del settore e aziende di clienti o di potenziali clienti. Questi eventi vantano caratteristiche distintive che li rendono essenziali nell’ambito commerciale contemporaneo.

Risorsa gratuita a fine articolo: Template per la strategia del Webinar

Che cos’è un webinar?

Con il termine Webinar, ci riferiamo a un format nell’ambito del business online che combina le dinamiche di un seminario con l’efficienza della connettività web. Contrariamente ai meeting online tradizionali, i Webinar offrono un’esperienza unica, dove i partecipanti hanno la possibilità di interagire con i relatori senza necessariamente attivare videocamere o microfoni.

Questo formato consente ai gestori di controllare attivamente la partecipazione, permettendo agli ospiti di interagire attraverso la chat interna della piattaforma o, in alcuni casi, tramite comunicazioni vocali autorizzate.

A differenza dei meeting standard, dove i partecipanti possono utilizzare liberamente microfono e videocamera, nel Webinar la gestione centralizzata delle interazioni garantisce un flusso di comunicazione più strutturato e focalizzato sull’obiettivo principale dell’evento.

ll termine Webinar è un neologismo composto dai termini web e seminar.

Quale strategia per gli eventi online?

L’organizzazione degli eventi online B2B è avvenuta sotto l’impulso dell’emergenza, spesso mettendo insieme le poche conoscenza in materia e utilizzando piattaforme non sempre idonee. Inoltre, raramente si è visto una strategia webinar che abbia coperto in modo adeguato le tre fasi principali di un evento virtuale vale ad dire:

• pre evento online
• evento online
• post evento online

Ciascuna di queste fasi deve essere guidata da una propria strategia che deve essere definita ben prima del lancio dell’evento.

Perché organizzare un evento virtuale?

Nel mercato B2B la relazione diretta è un punto importante nella strategia di marketing e soprattutto nel processo di vendita.

E’ indubbio, però, che sta cambiando il modo di accedere alle informazioni da parte dei clienti e potenziali tali. Secondo un ricerca Gartner il 45% del tempo di un acquisitore è dedicato alla ricerca in modo autonomo delle informazioni che gli interessano.

Ciò significa che nel percorso di acquisto il momento di contatto diretto con l’azienda e con il rappresentante della forza vendite, si sposta più in avanti.

Inoltre, il fatto che il possibile cliente spenda sempre più tempo per ricercare in modo autonomo le informazioni che gli servono, significa che se l’azienda non è presente in questa fase di ricerca autonoma sarà praticamente inesistente ai suoi occhi.

Eventi online B2B: le caratteristiche

Un webinar o un evento online è un buon modo per la PMI di essere presente nella fase di ricerca autonoma delle informazioni da parte del potenziale cliente.

La flessibilità è una delle principali caratteristiche degli eventi online B2B. La capacità di partecipare da qualsiasi luogo, eliminando le barriere geografiche e logistiche, consente agli attori chiave di accedere a conoscenze e opportunità al di là dei confini tradizionali. Ciò permette un coinvolgimento più ampio e diversificato, arricchendo la discussione con prospettive e contributi unici.

La personalizzazione rappresenta un altro elemento cruciale. Gli eventi online B2B possono essere adattati alle esigenze specifiche del pubblico di riferimento. Dai contenuti agli orari, dalla modalità di interazione alle aree tematiche trattate, tutto può essere personalizzato per garantire un’esperienza coinvolgente e rilevante per i partecipanti.

La capacità di interazione è un punto di forza incontestabile degli eventi online B2B. Nonostante la distanza fisica, questi eventi consentono una comunicazione istantanea e bidirezionale tra relatori e partecipanti. Attraverso chat, sessioni Q&A e piattaforme interattive, i partecipanti possono porre domande, condividere idee e creare connessioni senza soluzione di continuità.

Infine, la tracciabilità e l’analisi dei dati rappresentano un vantaggio distintivo. Gli eventi online B2B consentono di raccogliere una vasta gamma di dati, dai livelli di partecipazione all’interazione durante le sessioni, offrendo alle aziende preziose informazioni per valutare l’efficacia degli eventi e adattare strategie future.

Ecco le caratteristiche che ci devono far riflettere sull’opportunità di inserire nelle strategie di marketing B2B gli eventi online:

Facilità di accesso all’evento per i partecipanti

Non occorre viaggiare, si risparmia tempo e costi per gli spostamenti.

Rapidità di organizzazione

Un evento online si organizza più rapidamente non avendo necessità dei servizi di contorno necessari a un evento dal vivo. Un’azienda può quindi organizzare più eventi online sui quali poi costruire un evento dal vivo.

Si integrano facilmente agli eventi dal vivo

In una strategia di marketing B2B l’evento online può essere il modo per intercettare i potenziali clienti pronti all’acquisto. Lo step successivo è di invitarli a un evento dal vivo in modo che possano ‘toccare con mano’ quegli stessi prodotti di cui si è parlato nel webinar.

Come si organizza un evento virtuale online: le tre fasi

Abbiamo accennato che anche un evento online, così come una fiera B2B si compone di tre momenti, pre, durante post evento, ciascuno dei quali richiede la giusta attenzione.

Pre-evento: organizzare il webinar

Come puoi immaginare, questa prima fase è estremamente critica in quanto si concentra sulla pianificazione del webinar e ne costituisce le fondamenta.

Pianificazione dell’evento online B2B

Non puoi organizzare un webinar senza sapere quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere. Ecco qui di seguito gli elementi che devono entrare nella tua pianificazione strategica dell’evento online.

Definizione dell’argomento

E’ lo step fondamentale che condizionerà l’intera organizzazione del webinar. Nel marketing digitale, di cui gli eventi online fanno parte, non si può pensare di creare una comunicazione indifferenziata creando un messaggio che valga per tutti. La comunicazione deve essere personalizzata, ovvero rivolta a un specifico profilo di cliente o potenziale tale. Lo strumento della buyer personas traccia il profilo del tuo interlocutore.

Un webinar a carattere tecnico interesserà chi ha un profilo tecnico, inutile informare altre figure aziendali.

E’ chiaro quindi che definire l’argomento e il taglio del webinar definisce anche il tipo di pubblico, la strategia, gli obiettivi e risultati attesi.

Devi essere sintetico e preciso nello scrivere il tema del webinar. Un buon tema, espresso in modo chiaro, riesce a catalizzare l’attenzione di coloro che dovranno essere coinvolti nella sua organizzazione.

L’importanza della data e dell’orario

Potrebbe essere un elemento che contribuisce al successo del webinar. Non ci sono statistiche in merito ma è facile supporre che un evento organizzato il lunedì mattina possa non incontrare il favore del tuo pubblico di riferimento.

Al rientro dal weekend spesso si dedica le prime ore della settimana a rispondere alle email, a valutare se sono emersi dei problemi, insomma a organizzare la settimana di lavoro.

Anche il venerdì può non essere un momento ideale, soprattutto perché l’interruzione del fine settimana può non darti il tempo di consolidare quanto emerso del webinar.

Possiamo quindi empiricamente dire che i giorni migliori siano dal martedì al giovedì. Ma questo ovviamente dipende anche dal tipo del tuo mercato di riferimento.

Per quanto riguarda l’orario la maggior parte dei webinar vengono organizzati nella tarda mattina. Sempre in modo del tutto empirico potresti valutare anche l’orario del primo pomeriggio. Con un appuntamento nella tarda mattinata possono succedere diversi eventi che rendono impossibile partecipare (non ultimo essere concentrati nel proprio lavoro e dimenticare l’evento).

Nel primo pomeriggio, prima che inizi l’attività lavorativa, potrebbe essere più facile non avere distrazioni che portino alla mancata partecipazione.

Quali sono gli obiettivi di un evento online?

Alcuni esempio di obiettivi di un evento online b2b sono:

• fornire un contenuto di valore a un pubblico di riferimento specifico;
• generare leadLead.. è un potenziale cliente che si trova nello stato di lead (sales lead) quando non ha ancora avuto contatti diretti con l'azienda, ma attraverso... Leggi qualificati;
• aumentare la consapevolezza del marchio,
• consolidare la presenza presso i clienti.

Per raggiungere questi obiettivi devi conoscere il tuo pubblico di riferimento. Devi ottenere informazioni sulle loro aspettative nel partecipare al tuo evento virtuale e qual è il valore e il beneficio concreto che puoi fornire a ciascun partecipante.

La stretta collaborazione con la forza vendite è ciò che ti serve per acquisire il maggior numero di informazioni relative agli interessi che il tuo mercato di riferimento sta esprimendo nell’attuale.

La platea di possibili destinatari dovrà poi essere segmentata per livello di interesse e tipo di funzione.per personalizzare la tua comunicazione di promozione e follow up del webinar.

I giusti relatori

I relatori sono parte integrante di un evento virtuale. Devi definire in fase di organizzazione chi sarà il relatore e/o il moderatore. Ricorda che far partecipare al tuo webinar una persona del tuo settore di riferimento che sia riconosciuta per le proprie competenze e conoscenze, offre delle credenziali importanti al tuo evento online.

E’ anche una grande responsabilità da parte tua. Se sei riuscito ad assicurati la presenza di un, diciamo, influencer, a livello tecnico (ad esempio un professore universitario), non puoi permetterti di organizzare un evento a solo scopo promozionale.

Devi salvaguardare la sua reputazione e quella dell’azienda e garantirti eventuali future partecipazioni.

Piattaforme eventi virtuali

Scegliere una buona piattaforma per eventi virtuali può contribuire a ridurre il lavoro manuale ripetitivo e fornisce una buona esperienza utente. Non ti suggerirò questa o quella piattaforma ma ti elenco invece alcuni aspetti che devi considerare nella tua scelta:

• è preferibile usare un sistema browser based, cioè utilizzare una piattaforma web che non richieda ai partecipanti di installare componenti o APP nei loro PC o dispositivi mobili. Garantisce maggiore sicurezza e non entra in conflitto con politiche aziendali che possono vietare l’installazione di componenti sugli strumenti aziendali.
• deve avere una procedura semplice per l’iscrizione,
• deve consentire la possibilità di personalizzare le pagine di iscrizione con il brand aziendale,
• deve assicurare tutti gli strumenti operativi quali la possibilità di condivisione dello schermo per mostrare dei contenuti, gestire le chat ecc.,
• deve assicurare la possibilità di registrare l’evento,
• deve fornire la reportistica inerente ai partecipanti e a quanto avvenuto durante l’evento. Deve essere possibile fare il download in formata Excel o Xhtml o con API per l’upload delle informazioni nel CRM,
• deve assicurare lo svolgimento senza rallentamenti e/o interruzioni di connessione.

Landing page per l’iscrizione dei partecipanti

Dopo aver scelto la piattaforma dell’evento virtuale, devi prendere confidenza con tutti gli strumenti di promozione e registrazione che ti mette a disposizione.

Per quanto sia avanzata la piattaforma che scegli il tuo problema è farci arrivare i partecipanti a cui ti rivolgi per aumentare le registrazioni pertinenti. Come puoi farlo?

Lo strumento migliore è creare una landing page dedicata all’evento. Per creare la landing page per l’evento devi tenere conto di questi elementi:

Contenuto mirato e risultato chiaro

Il contenuto della landing page non deve essere generico ma rivolto agli interlocutori specifici a cui ti rivolgi. Deve anche essere chiaro che cosa otterranno partecipando al webinar.

Se l’evento è dedicato a persone con profilo tecnico, il contenuto deve avere elementi che interessi i tecnici. Allo stesso modo se lo rivolgi ai responsabili dell’ufficio acquisti userai tematiche di loro specifico interesse.

Altrettanto chiaro deve essere ciò che otterranno al termine del webinar, ovvero come potranno utilizzare le informazioni acquisite.

Presenta i relatori

E’ importante presentare i relatori per dare sostanza all’evento, possibilmente pubblicando le loro foto. Soprattuto metti in luce il relatore esterno dell’azienda nel caso tu ne abbia uno. Questo ti consentirà di dare un peso diverso all’evento.

Informazioni chiare

Ora e data dell’evento deve essere immediatamente visibile. Non nasconderlo nel mezzo del testo pensando di tenere così le persone sulla pagina. Buona cosa indicare anche la durata del webinar in modo da dare un’idea di quanto tempo devono riservare nella loro agenda.

Offrire un bonus ai partecipanti

E’ un modo per invogliare alla partecipazione. ciò che offri deve essere naturalmente di valore per l’interlocutore a cui ti rivolgi, ovvero deve essere qualcosa che lui può utilizzare.

Form di iscrizione e CTA

A seconda del tipologia di pubblico a cui ti rivolgi e dell’approfondimento che offri nel webinar dovrai realizzare il form di iscrizione.

Se si tratta di un webinar introduttivo al tuo argomento per il quale prevedi una platea ampia, crea un form di iscrizione il più semplice possibile. Non ostacolare l’iscrizione chiedendo troppe informazioni. Un form pieno di campi da compilare disincentiva l’iscrizione.

Crea anche una CTA (Call-To-ActionCall To Action (CTA)... è un bottone, un'immagine o un testo che propone all'utente un invito all'azione. L'azione è cliccare sulla call to action per... Leggi) ben evidenziata che chieda in modo chiaro al visitatore di registrarsi: “Registrati ora” o “Prenota il tuo posto”, sono alcuni suggerimenti.

Meglio ancora usare “Voglio registrarmi ora” oppure “Voglio prenotare il mio posto”. Sicuramente da evitare, termini come “Invia” “Registra” o termini altrettanto generici.

Template per creare la tua strategia per gli eventi online B2B

Tutto qui? No, non abbiamo ancora finito. Abbiamo suddiviso l’argomento in due articoli per darti il tempo di assimilare.

Ora puoi fare due cose. La prima è iscriverti a Intingo News per essere aggiornato sulla pubblicazione della prossima puntata. Nel frattempo puoi scaricare il template per elaborare la tua strategia per il webinar.