Crea la strategia per il tuo evento online

Abbiamo suddiviso la creazione e gestione di un webinar in tre fasi principali: pre-evento, il durante l’evento e post-evento. Nel primo articolo dedicato alla creazione di un evento virtuale abbiamo visto alcune fasi pre-evento come la definizione dell’argomento e del pubblico di riferimento, la scelta della piattaforma per eventi virtuali, come costruire il messaggio e come creare la landing page di promozione.

Ci dedichiamo ora alla gestione degli inviti alle fase dello svolgimento dell’evento e di cosa accade una volta che l’evento si è concluso. A fine pagina trovi il link per scaricare il tuo Template gratuito per creare la strategia per gli eventi online.

Risorsa gratuita a fine articolo: Template per la strategia del Webinar  

Crea la tua strategia per gli inviti e i canali su cui fare promozione

Nell’articolo precedente abbiamo visto come creare la Landing page dedicata al tuo evento online. Ma anche una pagina di atterraggio perfetta deve essere visitata. Ecco allora che la tua strategia deve integrare un’attività di inviti per convogliare il tuo pubblico di riferimento verso la Landing page che si occuperà poi di convertirli in partecipanti.

Tieni conto che probabilmente le persone a cui ti rivolgi sono oggi, a differenza di un tempo, già sollecitate da molte parti a partecipare a webinar ed eveneti virtuali, la tua promozione dovrà perciò essere in grado di spiccare tra le altre.

Rispondi ad alcune domande prima di iniziare a pianificare questa fase: su quali canali social media è attivo il mio pubblico? Usano ampiamente la posta elettronica di lavoro? Che tipo di contenuto funziona?

Campagna e-mail marketing

La tua campagna email marketing comincia con il selezionare dal tuo database clienti e potenziali tali dei profili ideali per partecipare al webinar. Come abbiamo detto in più occasioni in intingo.it, non devi mai utilizzare l’email per inviare un messaggio generico a tutti i tuoi contatti. E dunque una buona segmentazione del tuo target di riferimento è un requisito fondamentale.

La regola del content marketing è, in sintesi, creare un contenuto specifico per un pubblico specifico.

Identificati gli interlocutori più in linea con il contenuto dell’evento virtuali devi costruire il contenuto di un’email o newsletter efficace.

Ecco ciò a cui devi fare attenzione nella realizzazione della tua email:

  • Oggetto: L’oggetto dell’email è l’elemento di fondamentale importanza per il successo della tua campagna. E’ la porta che ti apre un accesso all’attenzione del tuo interlocutore. Devi essere diretto e dire subito di cosa si tratta, introduci nell’oggetto il nome della persona e sii conciso: “Alessio, il webinar sui 5 punti strategici per il tuo team marketing.”
  • Testo email: avere un oggetto che inviti ad aprire l’email ha poco senso se poi crei un messaggio confuso. Mantieni il corpo dell’email chiaro e conciso, l’obiettivo è trasmettere il messaggio nella prima e-mail e continuare a “nutrire” i tuoi contatti con e-mail di follow-up fino alla registrazione.
  • assicurati di controllare le parole di spam, alcuni server di posta le bloccano anche prima che raggiungano la posta in arrivo del pubblico di destinazione.
  • inserisci un chiaro invito all’azione nell’e-mail perché il tuo pubblico non intraprenderà alcuna azione a meno che tu non glielo chieda.

Se ti avvali della consulenza di un professionista esterno chiedi di creare un test t A / B della campagna per determinare quale messaggio è più efficace. Lo dovresti fare anche se svolgi la campagna da solo. Ma so che in questo ultimo caso non ne avrai il tempo.

Informa sui contenuti del webinar

Probabilmente è l’aspetto più importante e più sottovalutato di un evento. I punti principali dell’evento devono essere presenti nella Landing page e riassunti nel corpo dell’email.

Le campagne sui Social media

Una campagna sui social media può essere organica o a pagamento. Sei vuoi raggiungere anche a contatti che non sono nel database aziendale devi riservare del budget alla creazione di campagne di pagamento. L’importante che tu faccia una verifica di quali sono i social media effettivamente utilizzati nel tuo mercato di riferimento.

Email marketing, Landing page e della campagna social devo lavorare in sinergia per ottenere il massimo da tutti gli strumenti. Per ogni tipologia di social dovrai anche individuare le categorie, per professione, tipologia di mercato ecc., alla quali mostrare i tuoi contenuti.

Coinvolgi la forza vendite

Non di solo digital si fa la promozione di un evento virtuali. La forza vendite dell’azienda può essere un volano importante per il webinar. Soprattutto se lo crei per i clienti con una operazione di cross o up selling.

Anche nel caso di un webinar per i potenziali clienti la forza vendita può dare il suo fondamentale contributo. Anzi la presentazione del webinar può essere un motivo per il commerciale per sentire i potenziali.

Confermare la partecipazione

Un conto sono gli iscritti al webinar, un altro che vi partecipa. Non tutti coloro che si sono iscritti poi parteciperanno effettivamente. Confermare la partecipazione è fondamentale per determinare il numero finale di persone che saranno presenti all’evento. Nella fase di pre-evento devi organizzare un percorso di promemoria da inviare via email, utilizzando magari dei tools che permettono di salvare l’appuntamento nel calendario.

Per i contatti a cui tieni di più e di cui hai il numero di telefono, puoi anche organizzare un promemoria telefonico in cui dimostri di considerare importante la loro presenza. In questo caso è preferibile chiamare il giorno prima o al massimo due giorni prima.

FREEBIE The Ideal Webinar Promotion Schedule.pdf

Come gestire l’evento online

La maggior parte dei tuoi relatori potrebbe essere nuova al concetto di un evento virtuale o potrebbero non avere familiarità con la piattaforma tecnologica che stai utilizzando. Le corse a secco sono importanti perché aiuteranno a costruire un rapporto tra l’organizzazione e gli oratori.

Servono anche per eliminare eventuali piccoli inconvenienti e aiutano anche a stimare le fasce orarie e pianificare i dettagli più fini dell’evento.

Prepara e controlla il setting

Devi porre attenzione al luogo dove si trova il relatore. Che sia meno in azienda il cosa si vede alle sue spalle è importante. Per il relatore che si trova in azienda potresti creare un pannello con un’immagine relativa all’argomento e il logo aziendale. Per il relatore esterno è importante che lo sfondo sia gradevole e in particolare che non ci siano richiami a possibili concorrenti. Come potrebbe accadere? Bè, ad esempio, se uno dei relatori è un giornalista di un’importante rivista tecnica deviverificare che alle sue spalle non ci siano le copertine della rivista magari con il logo del tuo concorrente.

Relatore e conduttore/moderatore

Probabilmente la figura del relatore ti è chiara, meno potrebbe essere quella del conduttore o moderatore dell’evento virtuale. Si tratta di una persona che non è direttamente coinvolta nella presentazione ma che ne segue lo svolgimento.

Potrebbe avere un profilo più o meno evoluto a seconda del ruolo che gli si vuole assegnare e, soprattutto che è in grado di svolgere. Esistono dei professionisti che svolgono questo ruolo e sono preparati a:

  • creare il clima giusto per il webinar,
  • introdurre il relatore,
  • moderare l’incontro,
  • controllare gli interventi dei partecipanti,
  • filtrare le richieste e le domande che arrivano in chat,
  • tenere sotto controllo i tempi rimanere entro quelli indicati in fase di promozione.

Registrazione delle sessioni: prova generale

Cosa accede se improvvisamente la connessione del tuo relatore si interrompe? Il tuo evento può passare in un attimo dal successo al disastro. Per evitare qualsivoglia problema potresti proporre al tuo relatore una prova generale da registrare. In caso di qualche inconveniente puoi scusarti con i partecipanti ma avrai qualcosa da proporre loro per poi tornare nella sessione live per i loro interventi e domande.

Assistenza ai partecipanti

Una figura importante in un webinar è l’assistente all’evento. E’ la persona che si occupa dei vari problemi che possono accadere ai partecipanti. Tutti i partecipanti devono sapere che c’è una persona dedicata a loro che può essere contatta via telefono, email, social. Si tratta di una figura molto importante perché non è possibile verificare prima l’accesso dei partecipanti e se non dai questo tip di servizio corri il rischio di tagliare fuori dei contatti. E secondo la legge di Murphy potrebbero essere proprio quelli a cui tieni di più.

Quando l’evento online finisce… inizia il tuo lavoro

E’ fase altrettanto importante della fase pre-evento. Ora, è necessario non perdere i partecipanti ma riuscire a compiere un’azione per richiedere una demo o un incontro.

Se tutto ha funzionato come si deve, il tuo webinar è stato utile e ha creato consapevolezza e attenzione alle soluzioni aziendali. Con l’evento sei anche riuscito a creare lead qualificati per la forza vendite (Sales Qualified Lead), non gettare via il lavoro svolto a causa di una cattiva programmazione della fase post evento.

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Interagisci e offri contenuti di valore

Condividi i documenti presentati nel corso dell’evento. Se questo non fosse possibile crea dei contenuti post evento per i partecipanti che riassumano i concetti basilari e forniscano informazioni concrete. Alcuni formati possono essere: ebook, white paper, video post-evento.

Anche coloro che si sono iscritti ma non hanno partecipato devono essere coinvolti nuovamente. In particolare puoi mandare loro un link riservato per vedere il webinar. E nella pagina in cui si trova il video inserire delle CTA per il download di contenuti o la richiesta di un contatto al fine di procedere con la loro conversione.

Per quanto riguarda i partecipanti potrebbe essere utile coinvolgerli in un breve sondaggio di feedback sull’incontro. Utilizza questo strumento se veramente processerai i dati di risposta. Dato l’aumento dei webinar che vengono organizzati, aumentano anche le richieste di compilare questionari e quindi si tratta di uno strumento che sta perdendo la sua efficacia originaria.

Utilizza e riutilizza i contenuti del webinar

Il webinar è una fonte importante per il tuo content marketing. Se la scaletta è stata ben organizzata puoi suddividere la registrazione in diversi spezzoni brevi dedicati ciascuno a uno specifico argomento e che puoi utilizzare per le tue campagna di marketing, per la condivisione sui social, per la creazione di Landing page.

Da un webinar puoi creare molti contenuti guide, white paper, case study. Insomma è una fonte preziosa dalla puoi puoi attingere per le tue campagne a un pubblico targhetizzato e per convertire, ad esempio, i visitatori del sito web aziendale.

Esempio di utilizzo del contenuto del webinar

Vuoi un esempio? Ecco i video pubblicati nel canale YouTube di Intingo B2B. Come vedi alla pubblicazione di un’unica registrazione di più di un’ora ho preferito dividere il contenuto del Webinar su come supportare le vendite in un processo di acquisto B2B mutato, in quattro video tematici. Ciascun video ha avuto una programma di promozione attraverso i social media e la newsletter di Intingo.

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