Oltre alla creazione del manuale del brand occorre soffermarsi anche sulla gestione organizzata delle risorse e sulla loro distribuzione in modo coerente e sempre aggiornato.
Mettere insieme un manuale di Brand guideline aziendale è un lavoro impegnativo che richiede molta pianificazione e attenzione ai dettagli.
Ma prima di passare ai contenuti di questo articolo ricordo il primo appuntamento di questa serie dedicato all’importanza di realizzare un brand manual per mantenere coerente l’immagine dell’azienda su tutti i canali di comunicazione.
Vediamo quindi passi principali per creare un brand guideline aziendale e a come fare per gestire la diffusione delle risorse create.
Come creare un manuale di design aziendale
Il primo passo è definire le parti più importanti dell’identità del marchio della tua azienda, come il logo, la tavolozza dei colori, i caratteri tipografici e gli elementi di design.
Una volta decisi questi elementi chiave, si può iniziare a creare regole per il loro utilizzo come, ad esempio, determinare dove posizionare i loghi, quali colori utilizzare insieme e che tipo di caratteri utilizzare.
Se non esiste nessun documento di riferimento puoi decidere di documentare l’attuale utilizzo degli elementi di brand identity dell’azienda oppure cogliere l’occasione per revisionarli e quindi attualizzarli anche per i media digitali.
Nella redazione del brand guideline aziendale è importante avere le consapevolezza che si tratta di un compito può incidere in modo decisivo nell’immagine dell’azienda e quindi è buona norma avvalersi del supporto e dell’esperienza di professionisti della comunicazione visiva.
Regole chiare per tutti
Quando si redige un brand guideline aziendale, è anche importante stabilire regole chiare su come presentare il marchio in tutti i canali e mezzi, compresi la stampa e i media digitali. Tali regole si riferiscono all’utilizzo delle immagini ma anche dei termini/parole e altri elementi di design per garantire che l’identità del marchio sia coerente e sia fluida.
Una volta realizzato il brand guideline aziendale dovrà diventare la bibbia per tutti si all’interno che all’esterno dell’azienda. Se ti avvali di un servizio marketing o di design in outsourcing, o qualsiasi altro fornitore che abbia a che fare con l’immagine dell’azienda dovrai consegnare anche a loro una copia del Corporate Design manual al quale si devono attenere con precisione.
Buona cosa è anche organizzare uno spazio web come una extranet in cui publicare il brand guideline aziendale e ogni aggiornamento successivo in modo che sia alla portata di tutti coloro che sono coinvolti nel rendere coerenti le comunicazioni dell’azienda
Un manuale di corporate design può aiutare la tua azienda a costruire un’identità di marca forte e riconoscibile stabilendo regole chiare su come utilizzare gli elementi chiave del marchio e assicurandosi che tali regole siano sempre seguite su tutti i canali e mezzi.
Come promuovere il manuale di design aziendale
Una volta realizzato il brand guideline aziendale , avrai compiuto solo il primo passo. Ora dovrai avere cura d promuoverne l’utilizzo all’interno dell’azienda questo perché deve essere chiaro a tutti che le regole stabilite all’interno del manuale devono essere seguito in modo scrupoloso.
Devi dare a tutti la possibilità di:
- Acquisire familiarità con il manuale: organizza delle presentazioni con i vari team e assicurati che i tuoi colleghi comprendano l’importanza di seguire le linee guida comuni su aspetti come l’utilizzo del logo dell’azienda, della tavolozza dei colori, della tipografia e degli elementi di design.
- Utilizzare il manuale come riferimento: mostra come utilizzare il manuale e tieni sempre una copiai una vista sulla tua scrivania. Se individui un utilizzo errato del logo, ad esempio da parte di un tuo collega, intervieni subito. Parla con lui e fagli vedere dove all’interno del manuale trova le informazioni che gli avrebbe evitato di commettere quell’errore.
- Seguire le linee guida: ricorda che il primo a doversi attenere in modo scrupoloso al manuale sei proprio tu. Dal tuo team non dovrà mai uscire una comunicazione che non si attenga alle linee guida del manuale. Un evento del genere oltre che a danneggiare l’immagine dell’azienda crea un senso di sfiducia in coloro che devono attenersi al Corporate design manual.
- Collabora con gli altri: verifica le necessità di formazione degli altri team, come ad esempio quello delle vendite. Crea anche degli strumenti di supporto all’utilizzo del manuale in modo da sostenerne l’adozione da parte di tutti i dipartimenti aziendali interessati. Ad esempio anche l’ufficio acquisti/logistica che sono incaricati di gestire gli ordinativi degli imballi del materiale sul quale in genere viene apposto il logo dell’azienda e altre informazioni.
- Aggiorna il manuale secondo necessità: l’azienda è un corpo vivo, il mercato nel quale opera lo è altrettanto, Non pensare che il Brand Design Manual sia scritto una volta per sempre. E’ di fondamentale che rifletta i cambiamenti aziendali e anche la gestione di nuovi media di comunicazione.
Il brand guideline aziendale in sintesi
Per riassumere, un manuale di corporate design è un documento essenziale che delinea la presentazione visiva del marchio di un’azienda. Fornendo linee guida chiare sull’utilizzo di loghi, colori, caratteri e altri elementi di design, un manuale di design aziendale garantisce che il marchio di un’azienda venga comunicato in modo coerente ed efficace attraverso tutti i canali.
Come raggiungere l’obiettivo della coerenza
Alcuni elementi che possono aiutare a raggiungere l’obiettivo ella coerenza dell’immagine aziendale attraverso tutti i media e i soggetti coinvolti sono:
- Stabilire un’immagine forte del marchio attraverso l’uso di elementi di design coerenti, come loghi, tipografia e combinazioni di colori.
- Creare un senso di unità e coerenza in tutti i materiali di marketing e promozionali, inclusi siti Web, brochure e post sui social media.
- Migliorare il riconoscimento del marchio rendendo più semplice per i clienti e le parti interessate identificare e connettersi con il marchio di un’azienda.
- Comunicare i valori e i messaggi chiave del marchio attraverso l’uso di segnali visivi ed elementi di design.
- Stabilire uno standard elevato di professionalità e attenzione ai dettagli può aiutare a creare fiducia e credibilità con i clienti e le parti interessate.
Digital Asset Management (DAM) che cos’è
Abbiamo detto che lo stile aziendale può creare una forte identità di marca e differenziare le aziende dalla concorrenza. La creazione di un brand guideline aziendale è solo un primo passo. Una grande sfida è posta dalla gestione e organizzazione dei materiali di progettazione aziendale può rappresentare una sfida, soprattutto per le aziende con team remoti o più uffici. Oppure per i gruppi aziendali in cui entrano a far parte realtà diverse anche per linea di prodotti e che devono tutte essere allineate all’immagine del brand.
Che cos’è il DAM
Il Digital Asset Management (DAM) è una soluzione software e di sistema che fornisce un approccio sistematico per la gestione delle risorse digitali che permette di archiviare, organizzare, gestire, recuperare e distribuire in modo efficiente le risorse digitali di un’organizzazione.
Le funzionalità DAM aiutano a creare un luogo centralizzato in cui tutti gli attori coinvolti possono accedere alle proprie risorse multimediali.
Cosa si intende per risorse digitali nel DAM
L’asset digitale è una componente chiave del processo DAM. Diventa asset aziendale qualsiasi tipo di informazione di valore per un’impresa un’impresa, che sia disponibile in formato digitale Esistono molti tipi di risorse digitali, come ad esempio:
• Documenti
• Immagini
• File audio
• Contenuti video
• Animazioni
• File multimediali
• Grafica
• Presentazioni
Una soluzione DAM semplifica la gestione delle risorse, ottimizza la produzione di contenuti multimediali, tiene traccia del diritto di utilizzo delle risorse gestite.
DAM: gestione centralizzata per le risorse digitali, in 6 passi
Disporre di una gestione centralizzata delle risorse digitali significa agevolare l’utilizzo delle versioni corrette dei contenuti digitali, poterle riutilizzare in contesti diversi riducendo i costi di produzione non necessari.
Significa inoltre assicurare la coerenza dell’immagine aziendale dato che pur essendo molti gli utilizzatori è solo chi ha il controllo dell’immagine aziendale a produrre i contenuti che devono essere utilizzati.
Per poter gestire in modo efficace le risorse digitali attraverso il DAM occorre affrontare alcuni passaggi.
1. Creazione della risorsa
Ancor prima di creare i file che verranno utilizzati occorre standardizzare i modelli e i formati di file per migliorare la ricerca e recupero dei documenti. Pensiamo ad esempio alle immagini e alle diverse dimensioni da utilizzare nei diversi social media.
2. Codifica e indicizzazione
Ne tempo un DAM tende ad arricchirsi di risorse, La sua sopravvivenza dipende quindi per da come sono stati organizzati gli attributi e i metadati per semplificare la ricerca delle risorse stesse.
Attributi di una risorsa digitale possono essere ad esempio:
- tipo di risorsa: white paper o altro
- versione: aiuta a confrontare se la versione già scarica è ancora attuale
- tipo di media: per esempio un video
- tipo di utilizzo: ad esempio per post su Linkedin, per post sul blog aziendale, per cartella stampa ecc.
3. Flussi di lavoro
Serve soprattutto nella collaborazione con coloro (esterni o interni) che sviluppano i media. Un flusso di lavoro può prevedere diverse fasi e regole che pososno concludersi con l’approvazione finale e la messa a disposizione agli attori interessati.
4. Controllo della versione
Gestire e codificare le versioni garantisce che la risorsa più recente e aggiornata venga utilizzata. E’ anche possibile impostare una data di scadenza dell’utilizzo di quella particolare risorsa. Si pensi a una campagna per lanciare un nuovo prodotto. Le risorse create sono specifiche per essere utilizzate nel periodo della campagna e quindi scaduto quel termine non vengono più rese disponibili per l’utilizzo.
5. Gestione delle autorizzazioni
Non tutti coloro che accedono al DAM possono fare le stesse cose. La dicotomia classica è fra gli utilizzatori e i produttori di contenuti. Anche all’interno di queste due macro categorie vi possono poi essere ulteriori suddivisioni. La gestione delle autorizzazione previene anche la cancellazione accidentale delle risorse.
6. Audit
Per ogni nuovo sistema informatico che viene introdotto in un’azienda c’è la necessita di effettuare un Audit per verificare la corretta implementazione del sistema e identificare le aree di miglioramento.
In conclusione, l’utilizzo di un sistema DAM può aiutare le aziende a organizzare, archiviare e condividere materiali del marchio come loghi, guide di stile ed elementi di design in modo più efficiente. Inoltre, in grandi organizzazioni in cui più team contribuiscono con contenuti o materiali di marketing è un supporto fondamentale nel mantenere la coerenza dell’immagine aziendale.