Come scrivere e impostare graficamente una brochure aziendale efficace

Concludiamo la guida su come creare una brochure aziendale efficace analizzando come scrivere e impostarla graficamente, In questa terza e ultima parte analizzeremo gli elementi visuali e le modalità di scrittura.

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Le puntate precedenti:

1. Come fare una brochure efficace: abbiamo analizzato come, per realizzare una brochure efficace, sia importante la conoscenza del tuo interlocutore, del tuo mercato di riferimento e delle sue esigenze.

2. Come realizzare un piano di azione per una brochure efficace: abbiamo visto come realizzare un piano di azione e siamo entrati nel vivo della descrizione di un prodotto.

Impostazione grafica della brochure

Per creare una brochure aziendale, una volta raccolte le informazioni è tempo di mettersi a tavolino e costruire un modello dell’opuscolo. Se hai già definito uno stile grafico per tutti i documenti aziendali, la nuova brochure lo dovrà rispettare mantenendo la coerenza con lo stile dei testi già usati, modalità descrittive delle caratteristiche etc.. Tieni conto che questa regola non ti impedisce, in caso di  evento particolare come ad esempio una fiera o un’open-house, di creare una brochure aziendale con uno stile tutto nuovo adatto all’evento.
Anche in questo caso però la brochure deve mantenere nell’aspetto grafico il segno distintivo che rende l’azienda riconoscibile sul mercato (la tua azienda non ne ha uno? Devi affrettarti a crearlo).

Elementi progettuali per creare una brochure aziendale

Un opuscolo si divide in tre parti fondamentali: copertina, sezione centrale, contro copertina. Queste sezioni sono presenti in tutti gli opuscoli siano essi di 4, 6 o 8 o più facciate

• Copertina: deve riportare il logo aziendale, il titolo, lo slogan e un’immagine.
• Sezione centrale: si compone di più pagine. A seconda della struttura scelta, puoi considerare le pagine affiancate come un’unica pagina in cui inserire tutte le informazioni di una determinata sezione. Questo aiuta il tuo interlocutore a esaurire un argomento specifico senza dover girare pagina. Gli offrirai così tutte le informazioni che gli servono in un solo colpo d’occhio.
• Contro copertina: è dedicata alle informazioni di contatto.

Prima di iniziare scrivere l’opuscolo

Prima di gettarti a capofitto nello scrivere il tuo testo considera di organizzare le informazioni che hai raccolto in uno schema operativo che contempli tutti i concetti che dovranno entrare nella brochure. Lo schema deve comporsi di un titolo e di una lista di tutti i concetti inerenti a quel titolo.
Lo schema è importante perché:

1. Ti aiuta a focalizzare il messaggio chiave che ti porta a creare una brochure aziendale.
2. Ti permette di valutare se sono presenti tutti i concetti chiave di quella sezione.
3. Fa emergere se ci sono punti che non hai capito bene e meritano un approfondimento.
4. Costituisce la tua mappa che ti permette di non perderti durante la creazione della brochure.
5. E’ un documento che puoi inviare al tuo referente all’interno dell’azienda per la sua valutazione e approvazione.

Il punto quattro è molto importante. Condividere lo schema con chi è coinvolto nel progetto significa aver chiarito i punti sui cui si svilupperà il lavoro ed evitare stravolgerlo quando sei in corso d’opera.
Il modo più efficace per realizzare uno schema è pensare già ai titoli delle sezioni e inserire sotto ciascuno di essi gli argomenti. In questo modo è come se avessi già creato un indice che ti farà da guida nella realizzazione e, come ti ho indicato qui sopra,  ti aiuterà a capire se hai focalizzato il messaggio che la brochure deve portare con sé.

 Spendi pure il tempo che ti serve sullo schema, non essere affrettato, sii preciso. Più chiaro sarai in questa fase meno incomprensioni sorgeranno in seguito. Condividi il Tweet

Lo schema per il tecnico e il commerciale

Nel creare una brochure aziendale è, generalmente, coinvolto sia un tecnico che un commerciale, il sottoporgli lo schema operativo è il primo contatto concreto che i tuoi hanno con il progetto. Se le due funzioni non sono d’accordo su come dire cosa, o quale informazione merita più importanza rispetto a un’altra; è meglio che emerga in questa fase piuttosto che a lavoro avanzato quando per te significherà riscrivere parti che consideravi già concluse.

Ecco perché non ti conviene realizzare lo schema in modo affrettato. Il tempo che investi qui è tempo risparmiato nelle fasi successive. Per ridurre i tempi in questa fase puoi allegare anche un paio di proposte di impaginazione in modo che anche questo punto venga approvato prima che ti metta al lavoro.

Ora inizia a scrivere

Il fatto di avere fatto un’analisi sul tuo interlocutore ti viene in aiuto ora. Innanzitutto devi verificare se la tua brochure si deve inserire in una serie già realizzata – e quindi allinearsi alla grafica di chi l’ha preceduta. Nel creare una brochure aziendale devi anche capire se la stessa cosa deve avvenire anche per il ‘tono’ e ‘linguaggio’ da utilizzare. Il tono può essere: amichevole, informale, formale, autorevole, umoristico, suggestiva e convincente.

Dal lavoro di analisi dei siti web e della documentazione dei concorrenti dovresti avere le idee più chiare anche su ciò con cui il tuo interlocutore è abituato a confrontarsi. Sta e te decidere se allinearti o rompere gli schemi. Il tuo obiettivo principale è dare al tuo interlocutore la sensazione che il tempo speso sulla brochure non è stato tempo perso. Se il tuo lettore avrà la sensazione di essere stato informato in modo adeguato sarà anche più propenso a ricevere il commerciale che dovrà persuaderlo e convincerlo.

Per quanto riguarda la scrittura dell’opuscolo valgono alcune buone norme:

• Evita l’uso eccessivo di avverbi e aggettivi.
• Evita le iperbole: ‘siamo i migliori sul mercato’ e frasi su questo tono non reggono più e in ogni caso non spetta a te dirlo ma al cliente. Nel caso ti abbia un testimonial evita di attribuirgli frasi di questo tipo. Non hanno alcuna efficacia e finiscono per togliere credibilità al tuo testimonial. E dopo tutta la fatica che hai fatto per averne uno non vale di certo la pena di buttarlo via così.
• Taglia i termini gergali. Verifica e riverifica che un determinato termine sia condiviso nel settore di riferimento e non sia utilizzato solo dai tuoi tecnici.
• Scrivi, scrivi, scrivi e poi taglia, taglia, taglia: che c’è da dire di più?
• Spiega abbreviazioni e acronimi la prima volta che li citi.
• Assicurati la coerenza dei termini: se un oggetto ha più termini per essere descritto, verifica qual è quello utilizzato maggiormente e una volta scelto utilizza lo stesso termine per tutta la brochure. Un analisi dei risultati dei motori di ricerca è un buon modo per verificare qual è il termine è più utilizzato nel tuo mercato di riferimento.
• Le liste vanno bene per esporre dei concetti in modo chiaro ma se diventano troppo lunghe perdono la loro efficacia. Se ti trovi con una lista più lunga di sette, otto elementi molto probabilmente è perché la puoi spezzare in due differenti categorie. (Ok, lo so, questa lista ne ha nove!)
• Nelle liste poni ai primi posti i concetti più importanti o quelli sui quali vuoi attirare maggiormente l’attenzione del lettore.
• Correggi, controlla, rileggi: non buttare via un buon lavoro solo per non avere controllato con cura l’esattezza del testo. Non sono più ammessi errori che siano rilevabili con il correttore ortografico. Altri errori invece scappano come ad esempio “mia” e “mina” che sono due parole perfettamente lecite per il correttore ma non per il tuo testo. Fai leggere il testo a qualcuno che non lo ha mai visto è l’unico che può scoprire dei refusi di questo tipo.

Definisci l’impostazione grafica

A questo punto del lavoro ti è ormai chiara anche l’impostazione grafica del tuo opuscolo. E se hai allegato delle bozze allo schema a questo punto hai anche l’approvazione dei tuoi dirigenti.

Abbiamo già detto che un’analisi della documentazione della concorrenza ti può dare un’idea di quello che devi fare ma anche di quello che non devi fare, non sempre l’erba del vicino è più verde.

Un’attività che mi è sempre stata utile nel creare una brochure aziendale è l’esplorare quelle di mercati diversi da quello che avevo di riferimento. Rompere gli schemi ogni tanto fa bene. Osa, sperimenta sulla scia dell’evoluzione stando ben attento a non scivolare nella rivoluzione.

Inoltra  ricorda:

• Armonizza il tipo carattere da usare per testo, titoli, sottotitoli, non usare più di un paio di font diversi.
• Metti le informazioni importanti all’inizio, non funziona tergiversare con parole vuote, il tuo interlocutore non ha tempo e vuole arrivare dritto al punto.
• Non affollare la pagina, dosa gli spazi bianchi e usali per alleggerire la pagina. A seconda del quantità di informazioni che hai valuta l’uso del formato a due colonne.
• Spesso prodotti o linee di prodotto sono identificati con i colori. Se anche questo è il tuo caso non dimenticare di usarli.
• Le informazioni di contatto vanno pubblicate nella quarta di copertina (o contro copertina).
• Buona norma inserire informazioni relativi all’edizione. Potresti avere già un codice prestabilito che identifica la brochure e l’anno di edizione. Se non c’è riporta almeno l’anno di stampa. Utilizza la contro copertina per inserire l’edizione e non una pagina interna, renderai così più facile verificare se la versione della brochure che hanno a disposizione è aggiornata.

Conclusione

Per concludere ti ricordo che per creare una brochure aziendale efficace devi:

• Conoscere il tuo interlocutore.
• Capire le necessità del tuo interlocutore.
• Individuare il tuo referente/sponsor all’interno dell’azienda.
• Studiare il mercato e analizzare la concorrenza dell’azienda.
• Capire se la brochure è a sé stante o fa parte di un corpo di documenti già esistente.
• Conoscere il prodotto/servizio di cui devi scrivere.
• Preparare un piano di azione.
• Capire i vantaggi, benefici e caratteristiche del prodotto.
• Realizzare uno schema con i temi principali e una bozza della grafica e condividerlo.
• E dopo che hai scritto, controlla, correggi, ricontrolla ricorreggi.

Ecco come puoi creare una brochure aziendale collegata all'online:
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