Come fare una cartella stampa digitale

Cartella stampa digitale come crearla e con quali obiettivi? L’obiettivo principale e catturare l’attenzione del redattore.

Occorre tenere conto che oggi la realizzazione di una cartella stampa digitale è l’unica forma che abbia senso per aprire un canale di comunicazione con le redazioni delle riviste di settore.

Un’altra via di comunicazione con la stampa è la creazione nel sito aziendale di un’area dedicata alle risorse per i giornalisti.

Vai alla video pillola: i concetti base in un minuto o poco più

Che cos’è una cartella stampa o press kit

Una cartella stampa è un insieme di informazioni e risorse dedicate a giornalisti ed editori. Le informazioni sono costituite da comunicati stampa, immagini, video, brochure tecniche e tutte le informazioni che sono utili a descrivere l’argomento oggetto della cartella.

Prima di tutto fatti leggere

Dato che invierai la tua cartella stampa per email, il primo passo è far sì che il giornalista/blogger sia spinto ad aprirla. L‘oggetto dell’email è dunque fondamentale. Evita:

• L’azienda XY sarà presente alla fiera VZ
• XY leader nel mercato …
• Eccezionale nuovo prodotto di XY

Ad esempio invece di:

• XY leader nel mercato della produzione di turbine fornisce ENI con la nuova serie dalle prestazioni eccezionali,

scrivi:

•  ENI sceglie le turbine ad alto potenziale XY per le piattaforme petrolifere nel mare del nord.

Nel corpo dell’email sintetizza i punti principali del comunicato e quelli più appetibili a seconda del profilo professionale del giornalista.

L’obiettivo della cartella stampa

Il primo tuo obiettivo è rendere il lavoro del giornalista il più semplice possibile. C’è chi vuole semplicemente fare un copia e incolla e chi invece preferisce scrivere il proprio articolo ex-novo.

Puoi soddisfare entrambi creando dei comunicati stampa che siano già dei veri e propri articoli pronti per la pubblicazione. Il giornalista deciderà se passarli così come sono o rieditarli.

Il secondo obiettivo, e appena te lo dico salti sulla sedia protestando che dovrebbe essere il primo, è fornire tutte le informazioni utili affinché il giornalista possa parlare del tuo prodotto o della tua azienda.

Dirai, ma non è questo il primo obiettivo? Sì, dovrebbe, ma che ce ne facciamo di cartelle stampa perfette se non riusciamo a essere “appetibili” per un redattore tecnico? Lo scopo ultimo non è avere una cartella stampa perfetta ma una che possa essere utilizzata facilmente.

Per chi è la cartella stampa?

Ho detto che la cartella stampa è per i giornalisti. In parte ti ho mentito, oggi il target della tua comunicazione non sono solo i giornalisti ma anche i blogger che gestiscono siti che parlano del tuo settore, o coloro che gestiscono delle community, chi cura canali YouTube ecc. In sintesi tutti gli interlocutori che nel web possono essere interessanti per il business dell’azienda.

La cartella stampa ti assicura la pubblicazione?

Non proprio. Di certo più riuscirai a creare cartelle stampa “pronte all’uso” maggiori saranno le tue probabilità di riuscita. Una cartella stampa fatta bene e completa delle informazioni necessarie  dimostra la tua competenza e professionalità.

Non dimenticare che buona parte del lavoro è instaurare per quanto possibile delle relazioni dirette con i giornalisti. Ciò a cui non puoi rinunciare nella tua comunicazione con la stampa è conoscere il nome e cognome del redattore. Non li conosci? Bè mi sembra giunto il momento di costruire la tua lista dei contatti stampa. Ricorda che in tal senso LinkedIn può essere una fonte preziosa

Cosa deve contenere la cartella stampa

Vediamo ora cosa deve contenere la tua cartella stampa:

I comunicati stampa

Il o i comunicati stampa inerenti all’argomento che vuoi promuovere. Come detto più volte oggi il comunicato stampa è un articolo pronto alla pubblicazione che si presta a un semplice “copia e incolla”. Puoi creare più comunicati di lunghezze diverse, per diversi utilizzi:

• Comunicato da 5000 battute: si presta per un articolo ampio che si sviluppa al meno su un paio di pagine. Più adatto a una rivista cartacea. Poco utilizzabile nel web. In genere un comunicato così ampio viene richiesto dal giornalista quando si è instaurata una buona relazione.
• Comunicato da 1500 battute: può essere usato come notizia breve da una rivista cartacea o per uno spazio più importante nel web.
• Comunicato da 300 battute: utilizzabile per il web.

Comunicati stampa per il cartaceo e il digitale

Nell’articolo Comunicato stampa per i media digitali abbiamo visto come i comunicati stampa per i media digitali debbano avere determinate caratteristiche e come non puoi semplicemente “riciclare” un comunicato stampa pensato per la stampa cartacea.

Ciò è vero anche per quanto riguarda la tua cartella stampa. Devi differenziare gli articoli per la stampa cartacea da quelli per i media digitali.

Sappiamo bene però come spesso le risorse siano ridotte al lumicino e non sempre c’è il tempo per avere diversi formati dello stesso comunicato. Tenendo salvo quanto detto finora, se non puoi differenziare i comunicati stampa devi far sì che il comunicato che metti a disposizione nel tuo Press kit sia ottimizzato per il web e quindi contenga le parole chiave che ti saranno utili nella pubblicazione digitale.

Inserisci un link alla tua Landing page, come renderlo usabile su carta

Non inserire nel tuo comunicato il link alla home page del sito aziendale. E’ inutile e corri il rischio di perdere molti possibili contatti. Inserisci invece il link Landing page che avrai creato in modo specifico per approfondire le informazioni dedicata dell’argomento oggetto del comunicato  stampa. Otterrai due risultati:

• traffico verso il sito aziendale,
• possibilità di monitorare il traffico generato dai comunicati stampa.

Ovviamente il link non sarà di alcuna utilità se l’articolo viene pubblicato su una rivista cartacea. Se non puoi creare un comunicato stampa specifico per la versione cartacea, aggiungi almeno un postilla in cui indichi che alleghi il QR-CodeQR code.. è un codice a barre bidimensionale leggibile da computer, smartphone o tablet tramite apposite applicazioni. I codici QR (Quick Response Code) possono essere usati per... Leggi che rimanda alla Landing page. Un’altra cosa che puoi fare è tenere il link alla Landing page il più semplice possibile  ad esempio; (per esempio: tuositoweb.com/nomeprodotto) e rendere direttamente visibile l’indirizzo web.

Le immagini di corredo

Ogni cartella stampa deve contenere le immagini relative all’argomento.
Almeno tre immagini nelle versioni in alta risoluzione per la stampa su carta (300dpi) e in bassa risoluzione per il web 72dpi con una dimensione di 800x600px circa, in genere le riviste tecniche non pubblicano immagini più grandi. Se adesso vuoi fare il furbetto avrai già pensato che mettendo solo quella in alta risoluzione al giornalista basterà scalare l’immagine per ottenere quella in bassa risoluzione. Sbagliato! Ricordi qual è la prima regola? Non creare ostacoli alla pubblicazione.

Come preparare in modo corretto le immagini

Le immagini devono già essere pronte alla pubblicazione in qualsiasi media.

Nome del file immagine

Il nome del file deve contenere le parole chiave dell’argomento. Per favore evita nomi come: img2374859.jpg o altre oscenità di questo tipo. Nel nostro esempio del martello “Easy findEasy Find, il martello con GPS... è ovviamente una nostra invenzione che ci aiuta nel proporre esempi pratici di prodotto B2B. Il martello con GPS... Leggi” devi anche evitare di nominare l’immagine ad esempio con: mart-easy-low-res.jpg.

In entrambi i casi stai sprecando un’ottima opportunità per aiutare i motori di ricerca. Se non riesci a usare le parole chiave scrivi un nome di file sintetico e chiaro: easyfind-martello-con-gps.jpg.

Abituati a nominare in questo modo anche i file in alta risoluzione anche se ovviamente non hanno valenza per i motori di ricerca.

Didascalia

Accompagna sempre le tue immagini con una didascalia. Anche in questo caso l’effetto è duplice. Se usi le parole chiave nella didascalia sfrutti un elemento aggiuntivo per i motori di ricerca. Il secondo vantaggio è rendere l’immagine pronta all’uso da parte del giornalista.

Informazioni sulla tua azienda

Buona norma è inserire una breve descrizione della tua azienda. Raccontane brevemente la storia, chi è, cosa fa, da quanto tempo è sul mercato, dov’è la sede produttiva. Informazioni su fatturato, share di mercato, dipendenti vanno inserite se sono davvero significative. Ad esempio, una startup è per forza di cosa piccola, meglio quindi puntare sui progetti, sulle motivazioni.

Se vuoi indicare che l’azienda è cresciuta è meglio indicare solo la percentuale di crescita dell’ultimo anno e non il valore del fatturato. Se ad esempio è passata da 100mila a 150mila euro, puoi dire che ha incrementato il fatturato del 50% ma se ti confronti con concorrenti che fatturano milioni di euro è chiaro che il valore assoluto non ha significato.

I tuoi contatti

Fondamentale nella cartella stampa è inserire i tuoi contatti. Devi renderti facilmente reperibile da parte dei giornalisti. Indica tutto, nome, cognome, email, telefono, indirizzo.

A conclusione di questo articolo ecco il link a un comunicato stampa di Siemens. Non tutto quello che hai letto qui è rispettato da Siemens, primo fra tutti il modo di nominare i file delle immagini. Ma sebbene un aggiornamento su come si crea una cartella stampa non nuocia a nessuno, loro sono pur sempre Siemens.